実際に家賃保証事業を運営するにあたり、何をどのように管理していけばよいのか、分からないことがあると思います。
管理会社として、賃貸管理をされていらっしゃいますので、大まかなイメージはつくと思いますが、保証会社としての管理業務には不明点があると思います。

規模にもよりますが、数千件までの管理であれば、エクセルでも可能です。
自社保証会社をすでに設立された方の大半は、エクセルで管理しています。
ただし、エクセルの管理ですと、データの一元化、連携が完全ではないことがあり、データの整合性を取るには、多少、手作業（コピー＆ペーストなど）が発生してしまいます。
また、エクセルのスキルも要求されますので、なかなか自身で最初から作られる方は、少ないのが現状です。

私たちもある一定の管理までできるツールをご用意しておりますが、身近な操作でできること、早く事業開始をするために簡易的に作成したものですので、完全ではありません。
ただし、すべて作成することから見れば、時間と手間、スキル面から十分にお役に立てていただいています。

一方、市販されている保証会社のパッケージソフトがあるのかということになりますと、ほとんどありません。
専門の保証会社用に作られている管理システムはありますが、管理会社が自身で保証会社を行うものは、ほとんどないということです。
専門の保証会社のシステムは、数百万～数千万は、普通にかかり、これを使うという管理会社はいらっしゃいません。
ここに投資しても回収するまでに長い時間がかかってしまい、意味がありません。

また、専門の保証会社のシステムは、あくまで保証商品を外販していることが前提にあり、
利用する会社によって、商品内容や締日、入出金の相手や量などが違いますので、自社保証会社が使うには複雑すぎます。
いかにシンプルにし、余分な機能をなくし、管理業務をカバーしていくか、が必要になり、さらには、賃貸管理ソフトとのデータ連携が必要になります。
システムにつきましては、別途「自社保証会社向けパッケージ」もご用意しておりますので、ご提案させていただきます。

次に管理していくにあたって、主にどういった業務があるのかを見ます。
保証会社の業務は、大きく①～⑤に分かれます。

①申込み～審査業務　②契約業務　③売上・請求業務　④滞納督促業務　⑤変更・解約業務

「①申込み～審査業務」につきましては、自社で保証引き受けする方の情報と審査・審査結果、審査結果後のキャンセル有無の管理となります。
「②契約業務」につきましては、契約書の記入内容に不備があるか、契約日の入力と保証料請求する日の管理になります。
「③売上・請求業務」につきましては、初回保証委託料、月額保証委託料、年間保証委託料の抽出と請求書発行、請求書の送付までの管理になります。
「④滞納督促業務」は、督促・約定・回収の一連の業務、それに付随する入出金業務、督促状況の管理になります。
「⑤変更・解約業務」は、契約後の変更、解約管理になります。

あとは、各業務に対して、具体的にどういった項目を保持していけばよいかということになりますので、事前に準備していますツールをご活用していただき、設立までの時間を短縮していただき、その後の運用につきましても、さらに事務委託することも可能ですので、人員にかけるコスト低減とノウハウの享受をご提供させていただきます。